Informatiecoördinator in het CoPI — de rol die je niet op de foto ziet

Eerst even terug: wat is een CoPI?

Wie de GRIP-structuur kent, weet dat er vanaf GRIP 1 een Commando Plaats Incident wordt ingericht: een multidisciplinair team dat vlakbij het incident de operatie aanstuurt. Aan tafel zitten een Leider CoPI en officieren van dienst van brandweer, politie, ambulancezorg en bevolkingszorg — en verder een voorlichter en een informatiecoördinator. Die laatste twee halen zelden het nieuws, terwijl minstens één van de twee de hele vergadering bepaalt wat er buiten die container van het incident bekend is.

Naast mijn werk als Projectleider ICT bij de veiligheidsregio draai ik piket als informatiecoördinator (IC) voor CoPI en ROT. Dat betekent: een aantal weken per jaar een extra pieper op de schemerlamp, en de kans dat je midden in de nacht binnen een half uur aangekleed, wakker en bruikbaar in een container naast een brandend bedrijfspand moet zitten.

Het probleem dat de rol oplost

Crisisbestrijding had lange tijd één structureel probleem, en het was geen gebrek aan moed of materieel. Het was het doorgeefluik. Informatie liep verbaal langs de lijn: van bevelvoerder naar officier, van officier naar CoPI, van CoPI naar regionaal operationeel team, en vandaar naar bestuurders. Elke schakel vatte samen, kleurde in, liet weg. Wie ooit het fluisterspelletje op een verjaardag heeft gespeeld, weet hoe dat afloopt — alleen ging het hier niet om een verhaspelde zin, maar om de vraag of er nu wél of geen asbest was vrijgekomen.

Het antwoord daarop heet netcentrisch werken, en het idee is bedrieglijk simpel: niet informatie doorgeven langs de lijn, maar iedereen laten kijken naar hetzelfde beeld. Eén gedeeld, actueel situatiebeeld waar meldkamer, CoPI, ROT en gemeente tegelijk in werken en uit lezen. Het systeem waarin dat gebeurt is het LCMS, het Landelijk Crisismanagement Systeem, dat vrijwel alle veiligheidsregio's gebruiken. De informatiecoördinator is degene die dat beeld voedt, bewaakt en schoon houdt.

Wat je feitelijk doet in die container

De CoPI-vergadering duurt kort — een goed geleide ronde is in een kwartier klaar en herhaalt zich zolang het incident loopt. In dat kwartier doet elke discipline zijn beeld, worden knelpunten benoemd en besluiten genomen. Mijn werk als IC speelt zich in drie lagen daaromheen af:

• Vooraf: bij aankomst zo snel mogelijk een startbeeld opbouwen. Wat zegt de meldkamer, wat staat er al in LCMS, wat is er via de eerste eenheden bekend? Als de Leider CoPI de eerste ronde opent, wil je dat er al een beeld op het scherm staat — niet een leeg formulier.
• Tijdens: luisteren, filteren en vastleggen. Niet alles wat gezegd wordt is informatie; veel is werkgeluid. De kunst is er realtime uit te halen wat vaststaat, wat aanname is en wat besloten is — en dat in LCMS te zetten terwijl de vergadering doorloopt.
• Erna en ertussen: het beeld delen en halen. Het ROT leest mee, de gemeente leest mee, en omgekeerd komt er informatie terug — metingen, verwachtingen, bestuurlijke besluiten — die het CoPI weer nodig heeft. De informatiecoördinatoren van CoPI en ROT vormen samen de informatielijn van het incident.

Het klinkt als notuleren. Dat is het uitdrukkelijk niet, en dat onderscheid is precies waar de rol om draait. Notulen beschrijven een vergadering; een situatiebeeld beschrijft een incident. Niemand die om 03:40 uur inlogt, is geïnteresseerd in wie wat zei — die wil in dertig seconden weten: wat is er aan de hand, wat is het effectgebied, wat is er ingezet, wat zijn de knelpunten, wat is er besloten. Elke zin die daar niet aan bijdraagt, is ruis die je actief moet weren.

Schrijven onder druk is een vak apart

Het moeilijkste van de rol is niet de techniek — LCMS is gewoon software, en software is mijn dagelijkse biotoop. Het moeilijkste is disciplinair schrijven terwijl de wereld brandt. Een paar lessen die ik in oefeningen en inzetten heb leren respecteren:

• Feit en aanname zijn verschillende grondstoffen. "Er is asbest vrijgekomen" en "er is mogelijk asbest vrijgekomen, meting loopt" zijn twee totaal verschillende zinnen met totaal verschillende gevolgen. De tweede is bijna altijd de juiste — tot de meting binnen is.
• Tijdstempels zijn heilig. "De brand is onder controle" is informatie; "brand meester om 02:12" is een feit dat over drie uur nog klopt. Een situatiebeeld zonder tijden veroudert onzichtbaar, en onzichtbaar verouderde informatie is gevaarlijker dan geen informatie.
• Schrappen is de helft van het werk. Een beeld dat alleen maar groeit, wordt onleesbaar. Wat opgelost is, moet naar de achtergrond — hoe trots de betrokken discipline er ook op is.
• Schrijf voor de lezer van straks, niet voor de tafel van nu. De mensen in de container weten al wat er speelt. Het beeld is er voor iedereen die er niet bij zit — en om 07:00 uur voor de ploeg die jou komt aflossen.

Waarom deze rol en ik bij elkaar passen

Toen ik bij de veiligheidsregio begon, was het piket een van de dingen die ik er het liefst bij deed, en inmiddels snap ik ook waarom. De rol ligt precies op het snijvlak van alles wat ik toch al doe. Als IT'er denk ik van nature in datamodellen: wat is de bron, hoe actueel is het, wie is eigenaar van dit feit? Als brandweerman ken ik de taal van de tafel — ik weet wat een OVD bedoelt met een scenario middelbrand met asbestverdenking, en dat scheelt in zo'n kwartier ronde ongelooflijk veel vertaaltijd. En als bouwer van 112Radar ben ik in mijn vrije tijd toevallig óók al bezig met de vraag hoe je van rauwe incidentdata een beeld maakt waar iemand in één oogopslag iets aan heeft.

Er zit iets grappigs in die parallel. Op mijn zolder verwerkt een platform honderdduizenden P2000-meldingen tot een kaart die in één blik leesbaar is; in de CoPI-bak doe ik met de hand precies hetzelfde — ruis eruit, feiten erin, beeld actueel houden. Het ene heb ik gebouwd, het andere bén ik. De onderliggende overtuiging is identiek: in een crisis is het schaarse goed niet informatie, maar overzicht. Informatie is er altijd te veel. Overzicht moet iemand maken.

De pieper op de schemerlamp

Praktisch betekent het piket: een week lang binnen opkomsttijd van de uitgangsstelling blijven, geen alcohol, auto vol getankt, kleding klaarliggen. De meeste piketweken gebeurt er niets, en dat hoort erbij — paraatheid is per definitie meestal voor niets. En dan gaat hij toch, op het soort tijdstip waarop niemand belt om iets leuks. De eerste minuten in de auto zijn altijd hetzelfde: mentaal het startbeeld al opbouwen op basis van wat de alarmering en de meldkamer geven, zodat je niet blanco aankomt.

Wat mij betreft is dat ook het eerlijke antwoord op de vraag waarom iemand dit erbij doet, naast een baan en een brandweerpieper die óók al afgaat. Niet vanwege de adrenaline — daarvoor moet je bij de mensen zijn die de container ín het hesje verlaten. Maar vanwege iets rustigers: de wetenschap dat ergens in die keten iemand moet zitten die van chaos een leesbaar verhaal maakt, en dat je dat toevallig kunt.

Conclusie

De informatiecoördinator is de minst zichtbare rol in het CoPI en misschien wel de meest bepalende voor wat er buiten de container van een incident begrepen wordt. Netcentrisch werken heeft van crisisinformatie een gedeeld product gemaakt in plaats van een fluisterspel — maar een gedeeld beeld ontstaat niet vanzelf; iemand moet het maken, bewaken en durven schrappen. Wil je de structuur eromheen beter begrijpen, lees dan GRIP-procedure uitgelegd. En gaat ondertussen ergens in Nederland een CoPI ter plaatse? Dan zie je hem voorbijkomen op GrootIncident — met, ergens buiten beeld, een informatiecoördinator achter een laptop.